Phong Cách E-Mail

Nhanh, rẻ và tiện lợi, email giờ đây đã trở thành một phương tiện liên lạc thường xuyên và phổ biến của tất cả những ai có một máy vi tính kết nối với Internet. Cũng như trong bất cứ hình thức giao dịch nào, giao dịch bằng email cũng có những phép "lịch sự" riêng để không gây khó chịu cho nhau và đạt được hiệu quả mong muốn.

Nguyên tắc tổng quát nhất là: Ðừng làm những gì mà mình không muốn người khác làm cho mình. Nếu sử dụng email thường xuyên, hẳn bạn sẽ rất khó chịu gặp phải:

- Những email không mong đợi mà tải xuống quá lâu vì file đính kèm quá lớn.
- Những email "giội bom", từ một nơi gởi xuống liên tục chỉ nhằm quảng cáo.
- Những email sử dụng mã tiếng Việt ít phổ biến, khó đọc hay không đọc được.
- File đính kèm được nén theo một kiểu nào đó không có sẵn công cụ để mở.
- File đính kèm bị nhiễm virus.

Vì vậy, chỉ gửi những file đính kèm lớn hoặc nén khi đã có liên lạc trước với người nhận về vấn đề này. Và cần bảo đảm là file đính kèm ấy không bị virus. Gửi email quảng cáo cũng chỉ nên thỉnh thoảng thôi, kèm với lời xin lỗi hoặc cho biết sẽ không gửi nữa nếu người nhận gửi trả... Ðể không đến nỗi gây hiểu lầm thì phần thư viết bằng tiếng Việt không dấu là thuận tiện cho người nhận nhất. Nếu viết có dấu thì nên biết người nhận có thể đọc được mà tiếng Việt nào. Bạn cũng nên nhớ bản chất của email mỗi khi sử dụng nó:

- Không giữ được bí mật riêng tư.
- Không chính thức.
- Không biến mất dù đã xoá.
- Không diễn đạt được những điều tế nhị.
- Không phải lúc nào cũng được hoan nghênh vì vậy, bạn nên suy nghĩ một chút trước khi bấm nút gửi đi (send). Nếu muốn sao gửi cho nhiều người nên sử dụng dòng BCC thay vì CC. Trong Outlook Express 5, nếu không thấy dòng BCC thì sau khi vào Ne Mail hay Reply, bấm vào View / A Headers (BCC sẽ không làm hiện lên địa chỉ những người mình đã sao gửi). Và không quên một điều là hãy viết ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề. Về phía người nhận email, nên cố gắng trả lời sớm cho những thư cần trả lời.