Ðiều nên và không nên làm khi sử dụng email

Những điều không nên sử dụng Email:

- Không sử dụng hình ảnh hoa văn loè loẹt, kỳ dị, chẳng hạn như đường diềm, khung, màu sắc... Không phải tất cả mọi hệ thống Email đều sử dụng cấu hình giống nhau, nên nỗ lực của bạn sẽ không đi đến đâu cả.

- Ðừng cho rằng mọi người ai cũng thoải mái với Email. Nhiều người vẫn muốn thông tin được gửi bằng thư tín thường, qua điện thoại hoặc fax.

- Ðừng mong muốn người ta phải trả lời ngay, họ có thể không dễ dàng tiếp lời ngay, họ có thể không dễ dàng tiếp cận được với thư của bạn.

- Ðừng sử dụng email cho những cuộc trao đổi thông tin khẩn, chẳng hạn như hoãn một cuộc hội nghị, nhiều khi sử dụng điện thoại thường là tốt nhất.

- Ðừng chiếm chỗ trống trong máy của người khác với những file không cần thiết, chuyện cười, chuyện phiếm. Bởi vì có người họ nhận hàng trăm thư điện tử hàng ngày.

- Ðừng "quấy" người khác với những thông tin thương mại không cần thiết, điều này chỉ làm cho bạn cùng công ty của bạn trở nên tồi tệ hơn.

- Ðừng bao giờ sử dụng Email có những thông tin không được phổ biến như dữ liệu cá nhân, mật khẩu, lời nhận xét về đồng nghiệp. Vì người quản lý hệ thống có quyền duyệt lại email và dễ dàng gửi thông tin này tới hàng trăm người khác.

- Ðừng sử dụng Email để hoàn thành một giao dịch buôn bán, hãy gửi theo một bản kế hoạch in sẵn vì Email có thể bị thay đổi, sửa chữa.

- Không để những câu mỉa mai, hàm ý chế nhạo vì nó có thể bị dịch sai ở dạng bài viết.

- Ðừng sử dụng các dấu hiệu kểu "%^&*#, bạn sẽ không thể biết email của bạn sẽ dừng lại ở đâu.

- Ðừng bao giờ đọc Email của người khác, điều này cũng tương tự như việc bạn truy cập vào những thông tin cá nhân của học.

Ðiều nên làm khi sử dụng Email:

- Kiểm tra chính tả và ngữ pháp trước khi gửi thư đi.

- Kiểm tra lại xem đang gửi thư cho ai, vì sổ địa chỉ điện tử dễ bị nhầm lẫn và gửi nhầm người.

- Sử dụng đĩa mềm chống virus khi gửi hoặc mở. Virus có thể dễ dàng thâm nhập vào máy gia đình, bạn bè, hoặc khách hàng của bạn.

- Hãy cho người gửi thư biết nếu như Email bạn vừa nhận không phải là để cho bạn, vì thế họ có thể gửi lại tới đúng địa chỉ.

- Ðọc thư của bạn cẩn thận và gửi tức thì, trả lời thư tức thì.

- Trả lời nhắn từ đầu hoặc trích dẫn từng phần thích hợp của lời nhắn, do vậy nội dung sẽ được giữ nguyên vẹn.

- Dùng câu ngắn và sử dụng dấu chấm khi cần thiết.

- Khi gửi Email đến nhiều người, hãy bảo vệ họ bằng cách giấu địa chỉ của họ trong BCC (Blind Carbon Copy) thay vì CCL (Carbon Copy List).

- Dùng bản copy đối với những thư quan trọng. Lưu trữ với những file in sẵn của bạn.

- Sử dụng tiêu đề đặt cho Email của bạn (trong mục Subject). Ðiều này làm cho người nhận dễ dàng nhận ra tầm quan trọng của thư để quyết định có đọc ngay bức thư đó hay không. Ví dụ đặt tiêu đề là "Chúc mừng năm mới" hoặc "Mẹ ốm nặng"...